Zdroj: Asseco Solutions
Význam posunu k digitalizaci je stejně zásadní pro subjekty veřejné správy i pro společnosti z komerční sféry. Přemýšleli jste už o tom, jak se zbavit fyzických dokumentů a přejít na digitální formát?
Správa fyzických dokumentů představuje významné náklady. Jednak spotřebovává množství lidské síly. Tedy času, který zaměstnanci stráví opakováním stejných úkonů: najít papír, oskenovat papír, poslat sken, kam je potřeba, najít znovu místo, kam papír patří, uložit papír – a za čas znovu. A pak jsou tu samozřejmě i nemálé náklady na samotný úložný prostor.
Navíc u fyzických dokumentů vždycky hrozí, že se můžou ztratit, že se časem opotřebují k nečitelnosti nebo že dojde k jejich poškození, kterému při sebelepší péči nepůjde například v případě živelní katastrofy zabránit. To může mít nemalý finanční dopad. Všechna tahle rizika lze efektivně minimalizovat digitálním zabezpečením. Digitalizace zajišťuje ochranu před riziky a umožňuje bezpečné archivování.
Ještě radikálnější je dopad digitalizace na každodenní práci s dokumenty. Ruční práce s fyzickými dokumenty je pomalá. Digitalizace pracovní postup modernizuje a zrychluje, vyhledávání a třídění záznamů je jednudušší, rychlejší a spolehlivější, informace dostupnější. Zvyšuje se efektivita týmové práce, ale i spokojenost klientů, kteří se požadované služby dočkají podstatně dřív.
V IT se Martin Kršňák pohybuje přes 20 let. Působil na obchodních pozicích v přímém i nepřímém obchodu. Šest let vedl oddělení partnerské sítě v Asseco Solutions a v posledních sedmi letech zastává pozici ředitele business developmentu.
Konkrétní nástroj, který výše uvedené umožňuje, je elektronická spisová služba. Ta nabízí výhody, které může využít jakákoli organizace – instituce veřejné správy, úřad, komerční firma… Jak ve veřejné, tak v komerční sféře je potřeba efektivně řídit procesy přijímání i odesílání dokumentů, případně i dodržovat předepsaný spisový řád. A je to právě spisová služba, co poskytuje klíčový rámec pro efektivní práci jak s úředními dokumenty, od příjmu až po trvalé uložení, tak i pro výměnu dokumentů v komerční sféře.
Integrace se systémem spisové služby, kterou dnes na trhu nabízí řada firem, umožňuje pečlivou evidenci veškeré došlé a odeslané pošty, bez ohledu na to, jakou cestou a v jaké formě byla doručena. Elektronický i papírový formát jsou pod kontrolou, což usnadňuje přístup k dokumentům.
Elektronická spisová služba zpravidla nabízí interaktivní obrazovku, která výrazně zjednodušuje a urychluje práci. Vedoucí i vyřizující získávají přehled o úkolech a dokumentech ve frontě ke zpracování, což zvyšuje efektivitu. Spisová služba nahrazuje klasický podací deník a automaticky doplňuje údaje.
Dalším praktickým nástrojem je elektronický oběh dokumentů s využitím workflow, díky kterému lze eliminovat fyzický oběh dokumentů a umožnit jejich schvalování odkudkoli a kdykoli. Spisová služba poskytuje komplexní přehled o všech dokumentech a usnadňuje tak vzájemnou zastupitelnost kolegů.
Vyhledávání dokumentů je snadné díky funkcím, které zajišťují absolutní přehlednost, a usnadňuje řízení toku dokumentů. S pomocí spisové služby lze sledovat aktuální vytíženost procesů a získávat přesné výstupy pro manažery.
Spisová služba pečlivě ověřuje dokumenty v souladu s evropským nařízením eIDAS, což zvyšuje bezpečnost a jistotu identifikace.
Speciální funkce Spisovna navíc pomáhá s uzavíráním spisů a sledováním lhůt a usnadňuje tak skartační řízení. Evidence skartačních lhůt a spisových znaků usnadňuje rozhodování o tom, jestli se dokumenty mají dál archivovat, nebo se můžou skartovat, což pro organizaci znamená efektivnější správu záznamů.
Z toho všeho je zřejmé, že spisová služba není pouze nástrojem pro efektivní správu dokumentů. Stává se vaším skutečným partnerem v procesech, které podporují transparentnost, efektivitu a dodržování právních předpisů.
Digitální transformace a využití spisové služby představují investici do budoucnosti organizace. Přináší úspory, zvyšuje efektivitu a zajišťuje bezpečnou správu důležitých informací. Usnadňuje každodenní operace, ale k tomu také poskytuje pevný základ pro dodržování právních předpisů a normativních požadavků.
Správný čas na digitalizaci je teď.
FINMARKET je rubrika zasvěcená obsahu, který připravujeme ve spolupráci s obchodními partnery na míru společnostem, které chtějí seznámit čtenáře se svými produkty nebo službami.
Peníze BrandInsight: Partnerem článku je Asseco Solutions
Srovnávat se vyplatí
Kalkulátor.cz je srovnávač, který lidem šetří peníze ve světě energií, pojištění, telekomunikací a financí. My počítáme, vy šetříte.
Sdílejte článek, než ho smažem
