Externí zpracovatele mezd a účetnictví využívají v současné době zejména velké nadnárodní společnosti, které mají s touto službou pozitivní zkušenosti již ze zahraničí a které následují celosvětové trendy. Stejné, ne-li větší, výhody však plynou z outsourcingu středním a menším firmám.
Zpracování mezd a účetnictví je naprosto nezbytnou vedlejší činností, kterou se musí pravidelně zabývat i ta nejmenší firma. To na ni klade nemalé nároky. Především potřebuje vlastní mzdovou a finanční účetní, kterým je třeba platit mzdu, odvádět za ně pojistné a investovat do jejích vzdělávání, dále prostor a technické a programové vybavení. Outsourcingem se tyto náklady významně sníží. Důvodem jsou právě úspory na nákladech na školení, pořizování hardwaru a softwaru, sociálním a zdravotním pojištění apod.
S osobou mzdové a finanční účetní jsou spojené i další výhody outsourcingu. Jelikož má externí zpracovatel dostatek účetních, může být výpadek jedné z nich z důvodu nemoci její či jejich dětí, dovolené apod. velmi snadno řešen. Nenastane tak situace, kdy je v případě onemocnění účetní třeba posunovat termín výplat mezd vlastním zaměstnancům nebo řešit zpracování účetnictví pro včasné podání přiznání k dani z přidané hodnoty a podobně. Zároveň se firma vyhne situaci, kdy mzdová účetní mimo období předcházející datu výplaty mezd není plně využita.
Časová a nákladová úspora plyne také ze skutečnosti, že externí zpracovatel zastupuje firmu u státních institucí, a to včetně kontrol. Také je zpravidla lépe připraven na elektronickou komunikaci s nimi. Firma tak nemusí řešit elektronické podávání přihlášek, odhlášek, přehledů atd.
Další nezanedbatelnou výhodou je, že externí dodavatel přebírá rizika za chybné zpracování mezd, nedodržení mzdových předpisů a správnost vedení účetnictví v souladu s předpisy. Ručí tak za správnost výpočtu odvodů, čistých mezd, vyplnění přehledů pro zdravotní pojišťovny a správu sociálního zabezpečení či za správné vedení účetnictví, včetně vyhodnocení jednotlivých účetních případů z pohledu daně z příjmů a daně z přidané hodnoty. Odborný dohled prostřednictví manažerů dodavatele (uplatnění zásady čtyř očí) nad účetními je zárukou kvality poskytovaných služeb. Dodavatel má díky své specializaci většinou také lepší přehled o nejnovějších předpisech a zákonech a je tak schopen okamžitě reagovat na změny v legislativě.
V posledních letech roste nárok na diskrétnost ve vztahu k informacím o výši příjmů. Právě externí zpracování mezd napomáhá utajení citlivých informací o výplatách zaměstnanců. Řada externích dodavatelů umožňuje svým klientům posílání čistých mezd a odvodů ze speciálně pro tyto účely zřízeného bankovního účtu a tiskne výplatní lístky do diskrétních obálek. Nikdo z firmy tak kromě oprávněných osob nemá přístup k informacím o příjmech ostatních zaměstnanců.
Nezanedbatelnou výhodou nabízenou zpracovatelem účetnictví je také možnost vzdáleného přístupu k účetnictví. Znamená to možnost přístupu oprávněných osob společnosti do externě zpracovávaného účetnictví, ale také možnost pořizování některých dat přímo ve společnosti např. vystavování faktur, vedení pokladny atd. pracovníkem bez znalostí účetnictví s tím, že externí finanční účetní pak tato data odborně zpracuje. Vzdálený přístup do účetnictví umožňuje řadu variant, které je možné přizpůsobit požadavkům a potřebám zadavatele.
Externí specializovaná firma disponuje i dostatečně jazykově vybavenými pracovníky, takže je schopna plnit požadavky zadavatele na zajištění odborné komunikace v cizím jazyce a v neposlední řadě i na reportování dat v podobě a jazyce požadovaném mateřskou společností nebo zahraničním zřizovatelem.
Outsourcing zpracování mezd a účetnictví je tedy logická příležitost pro firmy, jak snížit provozní a personální náklady a zároveň zvýšit kvalitu zpracování uvedených oblastí své činnosti. Firma tak získá přístup k novým technologiím a informacím, aniž by to citelně poznala na svých nákladech. Ušetřené náklady a čas může věnovat svému předmětu podnikání.
Při výběru dodavatele by se firma měla ohlížet po flexibilní společnosti, která jí nabídne služby a cenu na míru přizpůsobenou počtu zaměstnanců, náročnosti zpracování mezd a účetnictví, respektive jeho reportování do zahraničí. Firma by se neměla nechat mást neúplnými cenami uváděnými některými externími zpracovateli mezd a účetnictví na webových stránkách. Dalším důležitým faktorem na který je třeba dát si při výběru pozor je důvěryhodnost z pohledu maximálního zabezpečení podnikových informací.
Kateřina Klauzová, daňový poradce, manažer oddělení mezd a zdanění fyzických osob, klauzova@fucik.cz
Ludmila Štolbová, manažer oddělení vedení účetnictví a zdaňování právnických osob, stolbova@fucik.cz
www.fucik.cz
Srovnávat se vyplatí
Kalkulátor.cz je srovnávač, který lidem šetří peníze ve světě energií, pojištění, telekomunikací a financí. My počítáme, vy šetříte.
Sdílejte článek, než ho smažem
