Automatizace účetnictví s AI: Stejný čas, třikrát víc zpracovaných faktur

Proč jste se rozhodli digitalizovat zpracování a celkově správu faktur?

V posledních letech naše firma zaznamenala značný růst a s ním se zvýšila také administrativní agenda. Konkrétně se u nás ztrojnásobilo množství faktur, které jsme sice evidovali v rámci schvalovacího systému, ale všechny údaje jsme museli přepisovat ručně. Chtěli jsme držet krok s dobou a zároveň si usnadnit práci, proto jsme se rozhodli tento proces zautomatizovat a připravit se na další růst firmy. Nový systém snížil časovou náročnost administrativních úkonů a kolegové v back office se mohou věnovat jiným činnostem.

Jaké kroky za vás systém konkrétně dělá?

Řešení od Konica Minolta využívá umělou inteligenci, díky níž dokáže faktury v PDF či image formátu přečíst, najít v nich potřebné informace a vyplnit je do předdefinovaných polí v odpovídající datové struktuře. Automaticky také kontroluje některé údaje, jestli je například dodavatel uvedený na faktuře registrovaný v informačním systému.

Pokud systém fakturu nezpracuje zcela automaticky, zobrazí uživateli náhled faktury a vytěžené informace v přehledném uživatelském rozhraní. To je optimalizované pro jednoduchou a rychlou kontrolu či ruční opravu těch dat, která nebylo možné strojově přečíst a pomocí AI s jistotou zpracovat.

Další části systému zajišťují bezpečné uložení zpracovávaných dokumentů a vytěžených dat nebo systematizaci a vizualizaci procesu zpracování faktur a souvisejících informací.

Jaká je největší výhoda toho, že systém funguje v cloudu?

Jednou z mnoha výhod je možnost využít umělou inteligenci, která při vytěžování dosahuje úžasných výsledků i bez trénování na konkrétní typ faktur. Jednodušší je samozřejmě také vývoj a aktualizace systému ze strany dodavatele. To je důležité jak z hlediska IT bezpečnosti, tak snadného nasazování nových, zdokonalených verzí, které dokážou extrahovat stále víc údajů s vyšší přesností. V neposlední řadě se nemusíme zabývat nákupem, škálováním a správou potřebné infrastruktury, protože celé řešení využíváme formou služby.

Několikrát jste zmínil umělou inteligenci. Jak velkou roli v procesu zastává?

Umělá inteligence zajišťuje strojové zpracování dokumentů a extrakci potřebných údajů z faktur. Vše probíhá pomocí předem natrénovaného modelu, který si poradí s většinou faktur našich dodavatelů.

Toto strojové učení je součástí umělé inteligence, jež v rámci struktury algoritmů modelovaných podle lidského mozku napodobuje odůvodňování prováděné člověkem. Inteligentní systém tedy přemýšlí podobně jako člověk a sám provádí úkoly.

Je možné AI doučit i nějaké nové požadavky?

Schopnost systému „učit se“ byl jeden z našich hlavních požadavků, ačkoliv námi zvolený systém dokázal relativně úspěšně faktury vytěžovat už ve výchozím stavu. Před spuštěním jsme upravovali zejména část takzvaného post processingu. Vývojáři ze společnosti Konica Minolta na naše požadavky a připomínky ohledně formátu extrahovaných dat rychle reagovali a ve spolupráci s implementačním a vývojovým týmem Networg změny nasazovali do produkčního prostředí v extrémně krátkých intervalech.

Do jaké míry se pro vás agenda okolo faktur zjednodušila?

Za stejný čas nyní dokážeme zpracovat přibližně trojnásobné množství faktur. Výrazně jsme snížili chybovost, která při manuálním přepisování zahrnovala zejména překlepy. Zrychlené zpracování nám pomohlo zkrátit i celkový čas od přijetí faktury od dodavatele až po její schválení.

Uvažujete o digitalizaci nějakých dalších procesů?

Ano, tento projekt nebyl ani první ani poslední. Postupná digitální transformace je pro naši společnost klíčová.

Sdílejte článek, než ho smažem